Πόσο πραγματικά κοστίζει το HR στην επιχείρησή σου;

Στην καθημερινότητα ενός Operations ή Finance Officer, το HR συνήθως δεν είναι το πρώτο πράγμα που τραβά την προσοχή.

Δεν είναι πεδίο άμεσων εσόδων και δεν παρουσιάζει προβλήματα που “χτυπάνε καμπανάκι” – τουλάχιστον όχι με την πρώτη ματιά.

Και όμως, πολλές από τις καθυστερήσεις, τα λάθη και το διαχειριστικό βάρος που επηρεάζουν την αποδοτικότητα ολόκληρης της επιχείρησης, ξεκινούν από εκεί.

Το HR μπορεί να σου κοστίζει... περισσότερο απ’ όσο νομίζεις.

 

Οι "κρυφές" απώλειες των χειροκίνητων HR διαδικασιών

Σε πολλές επιχειρήσεις, οι HR διαδικασίες βασίζονται ακόμα σε χειροκίνητες εργασίες: αποστολή email για κάθε αίτημα, excel που ενημερώνονται με το χέρι, και ατελείωτα approvals που μπλοκάρουν τις ροές εργασίας.

Αυτή η προσέγγιση δημιουργεί «αόρατα κόστη» που δύσκολα εντοπίζονται στα reports, αλλά έχουν μετρήσιμο αντίκτυπο στην αποδοτικότητα της επειχείρησης.

Μερικά χαρακτηριστικά παραδείγματα:

• Καθυστερημένο onboarding νέων υπαλλήλων.
• Λάθη στην καταχώρηση βαρδιών στο ΕΡΓΑΝΗ με πιθανές κυρώσεις.
• Σφάλματα στη μισθοδοσία λόγω κακής επεξεργασίας δεδομένων εισόδου-εξόδου.
• Αιτήματα εργαζομένων που δεν καταγράφονται ή καθυστερούν να απαντηθούν.

Όλα τα παραπάνω δείχνουν την ανάγκη για βελτίωση της αποδοτικότητας στο HR.

Πώς όμως μπορεί να επιτευχθεί αυτό;

 

Δεν φταίνε οι άνθρωποι – φταίνε οι διαδικασίες

Πολλές επιχειρήσεις θεωρούν ότι το πρόβλημα θα λυθεί με περισσότερη οργάνωση ή περισσότερα άτομα.

Όμως η εμπειρία δείχνει ότι οι καλύτερες ομάδες HR δυσκολεύονται να αποδώσουν όταν καλούνται να λειτουργήσουν μέσα σε ένα αναχρονιστικό, γραφειοκρατικό σύστημα.

Τα καλά νέα είναι ότι οι σύγχρονες τεχνολογίες δίνουν τη δυνατότητα επανασχεδιασμού και αυτοματοποίησης των διαδικασιών ώστε να γίνουν πιο αποδοτικές.

Η αυτοματοποίηση HR διαδικασιών δεν στοχεύει στην αντικατάσταση ανθρώπων – αλλά στη στήριξή τους.

Με λιγότερη χειροκίνητη δουλειά, οι ομάδες HR αποκτούν τον χώρο να ασχοληθούν με την εμπειρία των εργαζομένων, την ανάπτυξη ταλέντων και την ενίσχυση της επιχειρησιακής κουλτούρας.

 

Πόσο κοστίζει η απουσία αυτοματοποίησης στο HR;

Σύμφωνα με έρευνα της Deloitte, το 57% του χρόνου των HR επαγγελματιών αφιερώνεται σε διοικητικά καθήκοντα, περιορίζοντας τον χρόνο για στρατηγικές πρωτοβουλίες.

Έρευνα της Ernst & Young αποκαλύπτει ότι το 20% των μισθοδοσιών περιέχει σφάλματα, με κάθε λάθος να κοστίζει κατά μέσο όρο $291, υποδεικνύοντας ότι οι μη αυτοματοποιημένες διαδικασίες αυξάνουν σημαντικά την πιθανότητα λαθών και τα συνεπαγόμενα κόστη.

Σύμφωνα με ευρύτερες εκτιμήσεις, το κόστος αντικατάστασης ενός υπαλλήλου λόγω ανεπαρκούς onboarding κυμαίνεται από 50% έως και 200% του ετήσιου μισθού του εργαζομένου. Επιπλέον, μελέτες δείχνουν ότι οι αναποτελεσματικές διαδικασίες onboarding μπορούν να οδηγήσουν σε αυξημένα ποσοστά αποχώρησης νέων υπαλλήλων, γεγονός που συνεπάγεται σημαντικά κόστη για την επιχείρηση. 

Τα παραπάνω δείχνουν ξεκάθαρα ότι η έλλειψη αυτοματοποίησης στο HR επηρεάζει την επιχείρηση συνολικά.

 

Επιπτώσεις σε όλη την επιχείρηση

Οι συνέπειες των μη αυτοματοποιημένων HR διαδικασιών δεν περιορίζονται στο ίδιο το τμήμα. Αντίθετα, μεταφέρονται και επηρεάζουν αλυσιδωτά σχεδόν κάθε κρίσιμη λειτουργία της επιχείρησης.

Για παράδειγμα, οι προϊστάμενοι τμημάτων περιμένουν ενημερώσεις για την ένταξη νέων υπαλλήλων ή αλλαγές βαρδιών. Η IT ομάδα κατακλύζεται από αιτήματα για ενεργοποίηση/απενεργοποίηση λογαριασμών. Η οικονομική διεύθυνση στηρίζεται σε δεδομένα μισθοδοσίας που συχνά φτάνουν αργοπορημένα ή με λάθη.

Ακόμη και ο CEO βασίζεται σε reports με HR data. Όταν αυτά τα δεδομένα είναι ασαφή, αργοπορημένα ή διασκορπισμένα, οι αποφάσεις λαμβάνονται χωρίς την απαραίτητη πληροφόρηση.

Και τέλος, υπάρχει η εμπειρία των ίδιων των εργαζομένων. Καθυστερήσεις σε αιτήματα, προβλήματα στη μισθοδοσία ή ασάφεια στη διαδικασία ένταξης, πλήττουν την εμπιστοσύνη τους και ενισχύουν το αίσθημα ανασφάλειας στους εργαζόμενους.

Το HR καταλήγει να θεωρείται «εμπόδιο» εξέλιξης ενώ θα έπρεπε ιδανικά να λειτουργεί ως ουσιαστική πηγή υποστήριξης.

Όλα τα παραπάνω μεταφράζονται σε χαμένη παραγωγικότητα, αυξημένα λειτουργικά κόστη και, τελικά, χαμηλότερη συνολική απόδοση της επιχείρησης.

 

Πώς αναγνωρίζεις ότι το HR σου χρειάζεται αλλαγή;

Δεν χρειάζεται να περιμένεις ένα μεγάλο λάθος για να αναζητήσεις λύση. Τα σημάδια εμφανίζονται στην καθημερινή λειτουργία – και συνήθως επαναλαμβάνονται μέχρι να γίνουν ο κανόνας.

Ίσως έχεις παρατηρήσει ότι η ένταξη ενός νέου εργαζομένου παίρνει πολύ περισσότερο χρόνο απ’ όσο θα έπρεπε.

Ή ότι μικρές διορθώσεις στη μισθοδοσία επαναλαμβάνονται κάθε μήνα, με αποτέλεσμα οι εργαζόμενοι να χάνουν την εμπιστοσύνη τους στο σύστημα.

Πιθανόν να έχεις παρατηρήσει υπερβολική εξάρτηση από excel αρχεία, ή να ακούς παράπονα για αιτήματα που καθυστερούν ή χάνονται.

Ακόμα και η ίδια η HR ομάδα μπορεί να εκφράζει την ανάγκη για λιγότερη γραφειοκρατία και περισσότερο χρόνο για στρατηγικές ενέργειες – αλλά να μην έχει τα κατάλληλα εργαλεία.

Αυτά τα σημάδια είναι ενδείξεις ότι ήρθε η ώρα να εξετάσεις πώς μπορεί η αυτοματοποίηση HR διαδικασιών να απελευθερώσει την επιχείρηση από χρόνιους περιορισμούς.

 

Η αυτοματοποίηση HR δεν είναι πολυτέλεια – είναι ανάγκη

Η αυτοματοποίηση των HR διαδικασιών δεν σημαίνει απλώς χρήση εργαλείων.

Σημαίνει επανασχεδιασμό των ροών με βάση τις πραγματικές ανάγκες της επιχείρησης και ενσωμάτωσή τους με υπάρχοντα ERP, payroll ή attendance συστήματα.

Μιλάμε ουσιαστικά για στρατηγική αυτοματοποίηση η οποία:

• Εξαλείφει επαναλαμβανόμενες εργασίες.
• Βελτιώνει την ακρίβεια των δεδομένων.
• Δίνει στον οργανισμό δυνατότητα να αναπτυχθεί χωρίς αύξηση του διαχειριστικού φόρτου.

 

Πώς εφαρμόζεται στην πράξη;

Η απόφαση για βελτίωση δεν χρειάζεται να ξεκινήσει από μια ολική αναδιάρθρωση.

Ξεκινά από τη συνειδητοποίηση του προβλήματος και γίνεται με μικρά βήματα.

Το πρώτο βήμα είναι να δεις πού βρίσκονται τα σημεία συμφόρησης και ποια διαδικασία απορροφά χρόνο και ενέργεια χωρίς λόγο.

Αν θέλεις να δεις πώς μπορεί πρακτικά να εφαρμοστεί η αυτοματοποίηση HR διαδικασιών στη δική σου επιχείρηση, επικοινώνησε μαζί μας.

[email protected]

210.7105752