Πώς μια βιομηχανία αυτοματοποίησε πλήρως τις προμήθειες α’ υλών

Σε μια γραμμή παραγωγής, η έλλειψη πρώτων υλών προκαλεί καθυστερήσεις με μια σειρά από αλυσιδωτές επιπτώσεις: ανατροπή στον προγραμματισμό παραγωγής, υπερωρίες, δυσαρέσκεια μεταξύ των εσωτερικών τμημάτων, δυσαρεστημένοι πελάτες και, τελικά, απώλεια εσόδων.

Για πολλούς Procurement Officers, η αναπλήρωση αποθέματος παραμένει μια χρονικά πιεσμένη, χειροκίνητη και ευάλωτη διαδικασία. Από την καταγραφή των αναγκών και τον έλεγχο συμβάσεων με προμηθευτές, μέχρι τη σύνταξη και αποστολή των παραγγελιών, κάθε βήμα είναι ένα πιθανό σημείο καθυστέρησης ή λάθους.

Και όταν όλα εξαρτώνται από αρχεία excel, εγκρίσεις με email και εσωτερικούς ελέγχους που απαιτούν ανθρώπινη παρέμβαση, η αναπλήρωση πιθανότατα δεν είναι ούτε ακριβής ούτε γρήγορη.

Την ίδια στιγμή, όσο μεγαλώνει ο όγκος των προμηθειών, τόσο πιο επιτακτική γίνεται η ανάγκη για αυτοματοποιημένες διαδικασίες.

Σε αυτό το άρθρο, παρουσιάζουμε ένα real project αυτοματοποίησης της διαδικασίας αναπλήρωσης αποθέματος α’ υλών. Το project υλοποιήθηκε από την Anyrobotics με τεχνολογία RPA.

Συνέχισε να διαβάζεις και δες πώς μια βιομηχανική επιχείρηση μηδένισε τα λάθη, αυτοματοποίησε πλήρως τις σχετικές διαδικασίες, δεκαπλασίασε την ταχύτητα επεξεργασίας – και τι σημαίνει αυτό για τον ρόλο του σύγχρονου Procurement Officer.

Το πρόβλημα με αριθμούς – Τι κοστίζει πραγματικά μια χειροκίνητη διαδικασία;

Κάθε χειροκίνητο βήμα στη διαδικασία αναπλήρωσης αποθέματος αυξάνει την πιθανότητα καθυστέρησης ή λάθους. Ένα λάθος σε αρχείο Excel, μια παραγγελία που ξέφυγε από τον έλεγχο, ένας προμηθευτής που δεν έλαβε τη σωστή παραγγελία στην ώρα του – όλα αυτά μεταφράζονται σε κόστη.

Πολλές φορές, τα κόστη αυτά εμφανίζονται σε:

• καθυστερήσεις στην παραγωγή
• υπερωρίες για αλλαγές την τελευταία στιγμή
• έκτακτες αποστολές με αυξημένες χρεώσεις
• ποινές από συμβόλαια που δεν εκτελούνται στην ώρα τους.

Άλλες φορές, τα κόστη είναι κρυφά:

• overstocking για «να είμαστε σίγουροι»
• απώλεια διαπραγματευτικής ισχύος με προμηθευτές λόγω έλλειψης στοιχείων
• χρόνος που χάνεται σε εγκρίσεις, προωθήσεις emails και προσπάθειες να ταιριάξουν τα στοιχεία μεταξύ διαφορετικών συστημάτων.

Σύμφωνα με διεθνείς μελέτες, οι μη αυτοματοποιημένες διαδικασίες procurement κοστίζουν στις επιχειρήσεις έως και 30% περισσότερο σε λειτουργικά έξοδα, ενώ προκαλούν 2x περισσότερα λάθη στα παραστατικά.

Και όσο η επιχείρηση μεγαλώνει, τόσο το πρόβλημα εντείνεται: το procurement παύει να είναι εργαλείο βελτιστοποίησης και γίνεται bottleneck για την επιχειρησιακή απόδοση.

Η λύση της Anyrobotics – Πώς αυτοματοποιήθηκε η διαδικασία

Μια βιομηχανική επιχείρηση προσέγγισε την Anyrobotics με ένα γνώριμο πρόβλημα: η διαδικασία αναπλήρωσης αποθέματος α’ υλών βασιζόταν σε χειροκίνητες ενέργειες, που συχνά οδηγούσαν σε καθυστερήσεις, λάθη ή κακή πληροφόρηση.

Η ανάγκη ήταν ξεκάθαρη: ορθή και έγκαιρη αναπλήρωση, με μηδενική απόκλιση από τα επιθυμητά όρια αποθέματος, πλήρη συμβατότητα με το ERP και ενημέρωση όλων των εμπλεκομένων σε πραγματικό χρόνο.

Η ομάδα της Anyrobotics ανέλαβε να σχεδιάσει και να υλοποιήσει μια end-to-end λύση αυτοματοποίησης, αξιοποιώντας την πλατφόρμα Microsoft Power Automate και τις σύγχρονες τεχνολογίες RPA. Το έργο ολοκληρώθηκε σε μόλις 2 εβδομάδες.

Η νέα αυτοματοποιημένη διαδικασία περιλαμβάνει 5 κρίσιμα βήματα:

• Βήμα 1: Λήψη αρχείου από τους αγοραστές, που περιλαμβάνει τις ανάγκες αγοράς για α’ ύλες.
• Βήμα 2: Αυτόματος έλεγχος στη βάση προμηθευτών, ώστε να αναγνωριστεί ο κατάλληλος προμηθευτής ανά προϊόν.
• Βήμα 3: Εφαρμογή εμπορικών κανόνων του τμήματος αγορών, όπως ποσότητες, συμφωνημένες τιμές και όροι πληρωμής για την επιλογή προμηθευτή
• Βήμα 4: Αποστολή της παραγγελίας στον προμηθευτή και καταχώρησή της στο ERP της επιχείρησης.
• Βήμα 5: Αυτόματη ενημέρωση μέσω email όλων των εμπλεκόμενων για την παραγγελία που καταχωρήθηκε.

Με την παραπάνω ροή, η επιχείρηση κατάφερε να εξαλείψει τις επαναλαμβανόμενες, χειροκίνητες ενέργειες και να αποκτήσει έναν διαφανή, ακριβή και ταχύτατο μηχανισμό αναπλήρωσης — πλήρως ενσωματωμένο στο υπάρχον ERP σύστημα.

Τα αποτελέσματα με μια ματιά

Η υλοποίηση ολοκληρώθηκε σε μόλις 2 εβδομάδες και απέδωσε εντυπωσιακά αποτελέσματα από την πρώτη κιόλας χρήση.

Κύριοι δείκτες απόδοσης:

• 100% αυτοματοποίηση της διαδικασίας αναπλήρωσης αποθέματος α’ υλών
• 10 φορές ταχύτερη επεξεργασία σε σχέση με την προηγούμενη χειροκίνητη ροή
• Εξοικονόμηση 2 ανθρωποωρών / ημέρα, που πλέον αξιοποιούνται σε στρατηγικές δραστηριότητες
• Απόσβεση επένδυσης σε 16 εβδομάδες, μέσω μείωσης λειτουργικού κόστους
• Μηδενισμός λαθών – κάθε παραγγελία δημιουργείται και καταχωρείται χωρίς αποκλίσεις

Για την επιχείρηση, αυτό το έργο δεν έφερε απλώς μια τεχνολογική αναβάθμιση. Έφερε μεγαλύτερη προβλεψιμότητα, καλύτερη εσωτερική συνεργασία και πλήρη έλεγχο σε κάθε παραγγελία — χωρίς χαμένο χρόνο σε επαναλαμβανόμενα tasks και χωρίς τον φόβο λάθους – ενώ παράλληλα, έδωσε τη δυνατότητα στο τμήμα αγορών να λειτουργεί με ταχύτητα, ακρίβεια και εστίαση στους πραγματικούς στόχους της επιχείρησης.

Τι σημαίνει αυτό για τον ρόλο του Procurement Officer

Όταν μια τόσο κρίσιμη διαδικασία όπως η αναπλήρωση αποθέματος αυτοματοποιείται πλήρως, το όφελος δεν είναι μόνο λειτουργικό. Είναι στρατηγικό.

Ο Procurement Officer δεν λειτουργεί πλέον ως διαχειριστής εκκρεμοτήτων, εγκρίσεων και excel αρχείων. Λειτουργεί ως καθοδηγητής ενός procurement συστήματος που “τρέχει” με ταχύτητα, ακρίβεια και απόλυτη διαφάνεια.

Στην πράξη, αυτό σημαίνει:

• Λιγότερος χρόνος σε επαναλαμβανόμενες ενέργειες και περισσότερος σε στρατηγικές διαπραγματεύσεις
• Δεδομένα σε πραγματικό χρόνο για καλύτερη λήψη αποφάσεων
• Μηδενικά λάθη που χτίζουν εμπιστοσύνη εσωτερικά και εξωτερικά
• Procurement που δεν ακολουθεί την παραγωγή, αλλά τη στηρίζει ενεργά

Σε έναν κόσμο που κινείται γρήγορα, οι επιχειρήσεις που επενδύουν στην αυτοματοποίηση των προμηθειών τους αποκτούν ανταγωνιστικό πλεονέκτημα. Και οι Procurement Officers που οδηγούν αυτή τη μετάβαση, μεταμορφώνονται από εκτελεστικά «γρανάζια» σε βασικούς μοχλούς ανάπτυξης.

Θέλεις να δεις πώς θα μπορούσε να λειτουργήσει στην επιχείρησή σου;

Η αναπλήρωση αποθεμάτων είναι μόνο η αρχή.

Αν θέλεις να δεις πώς μπορείς να αυτοματοποιήσεις τις δικές σου διαδικασίες procurement – με λύσεις που συνδέονται απευθείας με το ERP σου, μηδενίζουν τα λάθη και απελευθερώνουν πολύτιμο χρόνο – είμαστε εδώ για να βοηθήσουμε.

Επικοινώνησε με την ομάδα της Anyrobotics και μάθε πώς μπορεί να εφαρμοστεί η ίδια προσέγγιση στη δική σου επιχείρηση.

210.7105752

[email protected]