Πόσο πραγματικά κοστίζει το λογιστήριο όταν βασίζεται σε χειροκίνητες διαδικασίες

Πόσες ώρες χάνει το λογιστήριό σου κάθε εβδομάδα διορθώνοντας λάθη που δεν θα έπρεπε να υπάρχουν εξαρχής;

Καθυστερημένες πληρωμές, ανακριβή reports, ελλιπή στοιχεία, συνεχείς διασταυρώσεις, approvals της τελευταίας στιγμής.

Για πολλές επιχειρήσεις, αυτή είναι η “κανονικότητα” στο τμήμα accounting & finance.

Όχι επειδή λείπει η ικανότητα ή η εμπειρία. Αλλά επειδή οι διαδικασίες παραμένουν χειροκίνητες, κατακερματισμένες και επιρρεπείς σε λάθη.

Και όσο μεγαλώνει η επιχείρηση, τόσο αυξάνεται η πίεση για συμμόρφωση, για ακρίβεια, για reporting σε πραγματικό χρόνο και για αποφάσεις που δεν μπορούν να περιμένουν.

Αν όλα αυτά σου ακούγονται γνώριμα, δεν είσαι ο μόνος.

Η πραγματικότητα σήμερα στα περισσότερα finance departments

Αν ρωτήσεις έναν Chief Financial Officer πώς κυλάει μια συνηθισμένη μέρα στο λογιστήριο, η απάντηση θα μοιάζει περισσότερο με λίστα που παραπέμπει σε «κατάσταση κρίσης» παρά σε κανονική ροή εργασιών:

• Χειροκίνητη επεξεργασία τιμολογίων και διασταυρώσεις που αργούν
• Καθυστερήσεις στις πληρωμές λόγω λανθασμένων εγγράφων
• Υπολογισμός μισθών και υπερωριών με το χέρι — με όλα τα ρίσκα που αυτό συνεπάγεται
• Αναφορές που προετοιμάζονται υπό πίεση, με δεδομένα από πολλά ασύνδετα συστήματα
• Συμφωνίες τραπεζικών λογαριασμών που παίρνουν ώρες ή μέρες
• Ο χρόνος των στελεχών καταναλώνεται στη διόρθωση, παρακολούθηση και πυρόσβεση. Όχι στη στρατηγική.
• Και κάπου ανάμεσα σε όλα αυτά, τα deadlines για το reporting πλησιάζουν — χωρίς καθαρή εικόνα για το cash flow ή τις ταμειακές ροές.

Το πιο ανησυχητικό είναι ότι αυτός ο τρόπος λειτουργίας έχει γίνει αποδεκτός. Θεωρείται «μέρος της δουλειάς».

Όμως δεν θα έπρεπε να αποτελεί την κανονικότητα.

Τα αόρατα κόστη: τι πραγματικά πληρώνεις χωρίς να το καταλαβαίνεις

Όταν οι διαδικασίες είναι χειροκίνητες, τα λάθη και οι καθυστερήσεις αποτελούν καθημερινότητα.

Και αυτό έχει κόστος. Όχι μόνο οικονομικό, αλλά πολυεπίπεδο.

Μερικά από αυτά τα κόστη είναι μετρήσιμα:

• Το κόστος της χειροκίνητης επεξεργασίας ενός τιμολογίου κυμαίνεται από 12€ έως 35€, και μπορεί να εκτοξευθεί έως και 40€ — όταν με την αυτοματοποίηση πέφτει στα 5€ ανά τιμολόγιο (πηγή: infosysbpm.com)
• 62% του κόστους διαχείρισης πληρωτέων λογαριασμών πηγάζει από χειροκίνητες επαναλαμβανόμενες διαδικασίες που μπορούν να αυτοματοποιηθούν - σύμφωνα με έκθεση της APQC
• Έως και 70% μειώνονται τα κόστη των χρηματοοικονομικών διαδικασιών σε εταιρίες που υιοθετούν ολοκληρωμένους αυτοματισμούς - σύμφωνα με έρευνα της Gartner.

Αλλά τα πιο σημαντικά κόστη είναι αυτά που δεν βλέπεις αμέσως:

– Αναξιοπιστία των δεδομένων: Οι αναφορές καθυστερούν ή βασίζονται σε αμφισβητήσιμα στοιχεία.
– Ανασφάλεια στους εργαζόμενους: Όταν πληρώνονται λάθος ή αργά, η εμπιστοσύνη κλονίζεται.
– Εγκλωβισμός της ομάδας finance: Αντί να λειτουργεί στρατηγικά, παγιδεύεται στη μικροδιαχείριση.
– Καθυστερημένες αποφάσεις: Χωρίς έγκαιρη και ακριβή εικόνα, η διοίκηση κινείται στα τυφλά.

Αυτά τα "κρυφά" κόστη συσσωρεύονται και γίνονται εμπόδιο στην ανάπτυξη της επιχείρησης. Και όσο πιο πολύπλοκη γίνεται η λειτουργία σου τμήματος, τόσο μεγαλώνει και το συνεπαγόμενο ρίσκο.

Από την πυρόσβεση στη στρατηγική

Αν ρωτήσεις οποιονδήποτε CFO τι θα ήθελε πραγματικά για το τμήμα του, η απάντηση δεν θα είναι “περισσότερα έγγραφα” ή “ακόμα μία χειροκίνητη διαδικασία”.

Αυτό που θέλει είναι:

• να έχει έλεγχο, διαφάνεια και καθαρή εικόνα
• να μπορεί να βλέπει πού βρίσκεται το cash flow τώρα, όχι σε τρεις μέρες
• να μπορεί να ετοιμάζει reports χωρίς να κυνηγάει δεδομένα από διαφορετικά συστήματα
• να μπορεί να εγκρίνει πληρωμές μέσα σε λεπτά — όχι σε μέρες
• Και πάνω απ’ όλα: να μπορεί να υποστηρίζει τη στρατηγική της εταιρείας με πραγματικά χρηματοοικονομικά insights, όχι να διορθώνει λάθη την τελευταία στιγμή.

Πώς όμως μπορεί να φτάσει σε αυτό το επίπεδο;

Θα πρέπει να εξορθολογιστούν και να αυτοματοποιηθούν οι ροές.

Έτσι, θα μεταβεί από την αποσπασματική, αντιδραστική λειτουργία — σε ένα περιβάλλον προβλεψιμότητας, αξιοπιστίας και αυτοματοποίησης.

Δεν χρειάζεται να το αλλάξεις όλο – αλλά πρέπει να ξεκινήσεις

Μια συνηθισμένη παγίδα που κρατά πολλές επιχειρήσεις στάσιμες είναι η αντίληψη ότι ο εκσυγχρονισμός του finance τμήματος είναι ένα τεράστιο project, που απαιτεί απόλυτο μετασχηματισμό, χρονοβόρα εκπαίδευση ή αλλαγή ολόκληρων συστημάτων.

Αλλά αυτό δεν ισχύει.

Η μετάβαση προς ένα πιο ευέλικτο, αποδοτικό και αξιόπιστο οικονομικό τμήμα ξεκινά με τον εντοπισμό και την αυτοματοποίηση μίας κρίσιμης διαδικασίας.

Ίσως είναι η διαχείριση τιμολογίων. Ίσως είναι η συμφωνία τραπεζικών λογαριασμών. Ίσως η επεξεργασία των πληρωμών ή η παραγωγή reports.

Αυτοματοποιώντας έστω και μία από αυτές τις ροές, μπορείς να δεις αισθητή διαφορά:

• Λιγότερα λάθη
• Ταχύτερες εγκρίσεις
• Καθαρότερη εικόνα για τις ροές χρημάτων
• Χρόνος που επιστρέφει στην ομάδα σου και αξιοποιείται πιο στρατηγικά.

Και μόλις το δεις αυτό να λειτουργεί… η συνέχεια έρχεται πιο φυσικά και εύκολα από όσο νομίζεις.

Πώς λειτουργεί στην πράξη;

Αν διαβάζοντας αυτό το άρθρο αναγνώρισες την καθημερινότητά σου — ή αν σκέφτηκες έστω και μία φορά "θα έπρεπε να γίνεται πιο εύκολα αυτό" — τότε ίσως ήρθε η στιγμή να δεις τι δυνατότητες υπάρχουν.

Η τεχνολογία για να οργανώσεις καλύτερα το λογιστήριό σου δεν είναι πλέον προνόμιο μόνο των μεγάλων επιχειρήσεων.

Υπάρχουν τρόποι, ειδικά σχεδιασμένοι για οργανισμούς όπως ο δικός σου, που επιτρέπουν στο finance τμήμα σου να λειτουργεί με ακρίβεια, ταχύτητα και στρατηγική καθαρότητα — χωρίς να αλλάξεις τα πάντα από την αρχή.

Αν θέλεις να δεις πώς μπορεί να ξεκινήσει αυτή η μετάβαση στην πράξη, επικοινώνησε μαζί μας:

[email protected] | 210.7105752