Αυτοματοποιώντας την επεξεργασία παραγγελιών: υψηλότερη παραγωγικότητα, μετρήσιμο ROI και ταχύτερες πωλήσεις

Στα περισσότερα εμπορικά τμήματα, η επεξεργασία παραγγελιών γίνεται ακόμη χειροκίνητα: οι παραγγελίες έρχονται από email, Excel ή web portals, κάποιος τις ανοίγει, ελέγχει στοιχεία (προϊόντα, ποσότητες, τιμές), τις περνάει στο ERP/CRM, στέλνει επιβεβαίωση και αρχειοθετεί.

Μια ρουτίνα που κοστίζει χρόνο, δημιουργεί λάθη και απομακρύνει την ομάδα πωλήσεων από το πραγματικό της έργο: το κλείσιμο συμφωνιών.

Στην πράξη, αυτή η διαδικασία απαιτεί 5–15 λεπτά ανά παραγγελία—για κάθε νέο email, για κάθε νέο αρχείο. Ο όγκος αυξάνεται, ο ρυθμός πέφτει και το customer experience υποφέρει, ειδικά όταν προκύπτουν διορθώσεις ή καθυστερήσεις στην καταχώριση.

Σε αυτό το real project δείχνουμε πώς η Anyrobotics αυτοματοποίησε end-to-end την «είσοδο» παραγγελιών — από το inbox και τα Excel απευθείας στο ERP/CRM — με RPA, ώστε ο χρόνος απόκρισης να επιταχυνθεί, τα λάθη να ελαχιστοποιηθούν και η ομάδα πωλήσεων να κερδίσει παραγωγικές ώρες.

Το άρθρο απευθύνεται σε Sales/Commercial & Sales Operations officers που θέλουν αποδοτικότερες ροές και ακριβή δεδομένα σε πραγματικό χρόνο — με στόχο συντομότερους κύκλους πώλησης, μετρήσιμο ROI και απρόσκοπτη λειτουργία με τα εργαλεία που ήδη χρησιμοποιεί η ομάδα.

 

Χειροκίνητη επεξεργασία παραγγελιών: αργή, επιρρεπής σε λάθη και τροχοπέδη στην ανάπτυξη

Πριν την υλοποίηση της αυτοματοποίησης, η επεξεργασία παραγγελιών ήταν μια χρονοβόρα και ιδιαίτερα επαναλαμβανόμενη διαδικασία που απαιτούσε ανθρώπινη παρέμβαση σε κάθε στάδιο.

Οι παραγγελίες έφταναν από διαφορετικά κανάλια — email, αρχεία Excel ή online portals — και κάθε μία έπρεπε να ελεγχθεί και να καταχωρηθεί χειροκίνητα.

Στην πράξη, αυτό σήμαινε ότι ένας υπάλληλος έπρεπε:

- να ανοίξει το email ή το αρχείο,
- να ελέγξει την ορθότητα των στοιχείων (προϊόντα, ποσότητες, τιμές),
- να τα καταχωρήσει στο ERP ή CRM,
- αποστείλει επιβεβαίωση στον πελάτη, και στο τέλος,
- να αρχειοθετήσει την παραγγελία.

Κάθε βήμα απαιτούσε χρόνο και προσοχή, με αποτέλεσμα η επεξεργασία να διαρκεί κατά μέσο όρο 10 λεπτά ανά παραγγελία.

Όσο αυξανόταν ο όγκος, τόσο αυξάνονταν και οι καθυστερήσεις, ενώ το ανθρώπινο λάθος — από λάθος εισαγωγή στοιχείων μέχρι παραλείψεις στην επιβεβαίωση — δεν ήταν σπάνιο.

Το αποτέλεσμα ήταν ένα εμπορικό τμήμα που “έτρεχε” πίσω από τις διαδικασίες αντί να τις ελέγχει: η ομάδα πωλήσεων αφιέρωνε υπερβολικά πολλές ώρες σε διοικητικές εργασίες, η παραγωγικότητα μειωνόταν και η εμπειρία πελάτη συχνά επηρεαζόταν αρνητικά από καθυστερημένες ή λανθασμένες παραγγελίες.

Σε έναν κύκλο πωλήσεων όπου η ταχύτητα και η ακρίβεια παίζουν καθοριστικό ρόλο, η συγκεκριμένη ροή λειτουργούσε σαν “τροχοπέδη” για την ανάπτυξη.

 

Αυτοματισμός παραγγελιών με RPA: από τα email στο ERP χωρίς ανθρώπινη παρέμβαση

Με την υλοποίηση της λύσης RPA, η διαδικασία επεξεργασίας παραγγελιών μετασχηματίστηκε πλήρως — από μια απαιτητική, χειροκίνητη ροή σε μια αυτόματη, ακριβή και σχεδόν αόρατη λειτουργία που “τρέχει” στο παρασκήνιο.

Η νέα διαδικασία ξεκινά τη στιγμή που φτάνει μια παραγγελία, είτε μέσω email είτε ως αρχείο Excel. Το bot ενεργοποιείται αυτόματα και:

• Αναγνωρίζει και διαβάζει το περιεχόμενο της παραγγελίας.
• Εξάγει αυτόματα τα απαραίτητα δεδομένα (π.χ. στοιχεία πελάτη, προϊόντα, ποσότητες).
• Επαληθεύει τη διαθεσιμότητα προϊόντων, τις τιμές και τις εκπτώσεις σε πραγματικό χρόνο μέσω σύνδεσης με το ERP.
• Καταχωρεί την παραγγελία στο σύστημα ERP ή CRM, δημιουργώντας μοναδικό ID.
• Αποστέλλει επιβεβαίωση στον πελάτη με τα στοιχεία της παραγγελίας.
• Αρχειοθετεί την παραγγελία στο κατάλληλο σημείο με ημερομηνία και αναφορά.

Το αποτέλεσμα είναι ένας πλήρως αυτοματοποιημένος κύκλος, από τη λήψη έως την ολοκλήρωση της παραγγελίας, χωρίς να απαιτείται καμία ανθρώπινη παρέμβαση.

Η επίδραση είναι άμεση και μετρήσιμη: ο χρόνος επεξεργασίας μειώθηκε από περίπου 10 λεπτά σε λιγότερο από 2 λεπτά ανά παραγγελία, ενώ τα ανθρώπινα λάθη σχεδόν μηδενίστηκαν.

Επιπλέον, η ταχύτερη επιβεβαίωση και καταχώριση βελτίωσαν σημαντικά την εμπειρία πελάτη, επιτρέποντας στο εμπορικό τμήμα να ανταποκρίνεται με μεγαλύτερη ταχύτητα και συνέπεια.

 

Από 10 λεπτά σε λιγότερο από 2

Μετρήσιμα αποτελέσματα που ενισχύουν την παραγωγικότητα και την εμπειρία πελάτη

Η υλοποίηση της αυτοματοποίησης δεν έφερε απλώς μια τεχνική βελτίωση στη ροή εργασίας — είχε άμεσο και ουσιαστικό επιχειρηματικό αντίκτυπο.

Τα αποτελέσματα αποτυπώνονται ξεκάθαρα στους βασικούς δείκτες απόδοσης της διαδικασίας:

• Χρόνος ανά παραγγελία: Από ~10 λεπτά σε < 2 λεπτά
• Πιθανότητα λάθους Από υψηλή σε ελάχιστη.
• Παραγωγικότητα: Από περιορισμένη σε υψηλή.
• Ικανοποίηση πελάτη: Από μέτρια σε υψηλή (και σημαντικά βελτιωμένη).

Ο χρόνος επεξεργασίας μειώθηκε δραματικά, απελευθερώνοντας πολύτιμες ώρες εργασίας κάθε εβδομάδα, τις οποίες η ομάδα μπορεί πλέον να αφιερώσει σε δραστηριότητες που έχουν άμεση επίδραση στα έσοδα — όπως η ανάπτυξη πελατειακών σχέσεων ή η αναζήτηση νέων ευκαιριών πώλησης.

Η σχεδόν πλήρης εξάλειψη λαθών μείωσε επίσης τον αριθμό των διορθωτικών ενεργειών και των περιπτώσεων επανεπεξεργασίας, βελτιώνοντας την αξιοπιστία των δεδομένων και ενισχύοντας την εμπιστοσύνη των πελατών.

Παράλληλα, η άμεση επιβεβαίωση της παραγγελίας και η ταχύτερη εξυπηρέτηση συνέβαλαν σε σημαντική αύξηση της ικανοποίησης και της πιστότητας των πελατών.

Σε επίπεδο στρατηγικής εικόνας, η εταιρεία απέκτησε ένα πιο ευέλικτο, παραγωγικό και πελατοκεντρικό εμπορικό τμήμα, ικανό να υποστηρίξει την ανάπτυξη χωρίς να απαιτείται αντίστοιχη αύξηση προσωπικού ή λειτουργικού κόστους.

 

Από admin σε στρατηγικό ρόλο: Πώς ο αυτοματισμός μεταμορφώνει τον τρόπο που δουλεύει το sales operations

Η υλοποίηση του RPA δεν επηρεάζει μόνο τον τρόπο με τον οποίο εκτελούνται οι καθημερινές εργασίες. Αλλάζει ουσιαστικά και τον ρόλο του Τμήματος Πωλήσεων μέσα στον οργανισμό.

Όταν η ομάδα δεν χρειάζεται πλέον να αφιερώνει πολύτιμο χρόνο σε επαναλαμβανόμενες, χαμηλής αξίας εργασίες, όπως η καταχώριση παραγγελιών ή η επαλήθευση στοιχείων, μπορεί να επικεντρωθεί σε δραστηριότητες που έχουν πραγματικό επιχειρηματικό αντίκτυπο.

Η αλλαγή είναι πολυεπίπεδη:

• Οι κύκλοι πωλήσεων επιταχύνονται, καθώς οι παραγγελίες κινούνται πιο γρήγορα και με μεγαλύτερη ακρίβεια στο σύστημα.
• Οι ομάδες πωλήσεων λειτουργούν με πιο αξιόπιστα δεδομένα, γεγονός που βελτιώνει τη λήψη αποφάσεων και την πρόβλεψη εσόδων.
• Οι πελάτες απολαμβάνουν ταχύτερη και πιο συνεπή εξυπηρέτηση, ενισχύοντας την εμπιστοσύνη και τη μακροχρόνια σχέση συνεργασίας.

Πάνω απ’ όλα, το sales operations παύει να λειτουργεί απλώς ως “διοικητικός μηχανισμός” και εξελίσσεται σε στρατηγικό εταίρο της ανάπτυξης.

Ο ρόλος του μετατοπίζεται από το να διαχειρίζεται διαδικασίες στο να τις βελτιστοποιεί — δημιουργώντας έτσι έναν πιο αποδοτικό, ευέλικτο και ανταγωνιστικό οργανισμό.

 

Ήρθε η ώρα να αυτοματοποιήσεις και τις δικές σου διαδικασίες πωλήσεων

Η αυτοματοποίηση της επεξεργασίας παραγγελιών είναι μόνο η αρχή. Το ίδιο σκεπτικό μπορεί να εφαρμοστεί και σε άλλες κρίσιμες διαδικασίες πωλήσεων — από τη δημιουργία προσφορών και τη διαχείριση συμβολαίων, μέχρι την αξιολόγηση leads και τις εγκρίσεις τιμών.

Κάθε βήμα που αυτοματοποιείται απελευθερώνει χρόνο, μειώνει τα λάθη και επιτρέπει στις ομάδες πωλήσεων να επικεντρωθούν σε αυτό που έχει πραγματικά σημασία: να χτίζουν σχέσεις, να εντοπίζουν ευκαιρίες και να αυξάνουν τα έσοδα.

Αν θέλεις να δεις πώς η τεχνολογία RPA μπορεί να μετασχηματίσει και τις δικές σου εμπορικές διαδικασίες, η ομάδα της Anyrobotics είναι εδώ για να σε καθοδηγήσει.

👉 Επικοινώνησε μαζί μας για να ανακαλύψουμε μαζί πού μπορεί να γίνει η μεγαλύτερη διαφορά στη δική σου επιχείρηση.

210 7105752 | [email protected]